Plus de 500 lots immobiliers à gérer, des urgences et "300, 400 mails de retard" : Sophie (le prénom a été modifié), 38 ans, administratrice de biens, décrit une charge de travail "énorme", alourdie par la pression de ses responsables.
Elle juge les outils mis à disposition "archaïques" et ses responsables "à la ramasse". "Les employeurs ne donnent pas les outils nécessaires pour pouvoir y répondre. C'est frustrant quand tu es employée", déplore-t-elle.
La trentenaire a donc souscrit à ses frais un abonnement à Claude, l'assistant d'intelligence artificielle (IA) créé par Anthropic, et s'en sert pour rédiger des réponses aux propriétaires et locataires.
"Je regarde les points de droit pour voir s'il ne s'est pas planté, mais c'est un gain de temps incroyable. (...) C'est comme si je déléguais une tâche chronophage", affirme-t-elle à l'AFP.
Ce type d'usage relève du "shadow AI", c'est-à-dire l'utilisation d'outils d'intelligence artificielle en dehors du cadre défini par l'entreprise.
Le phénomène est "massif" et touche tous les secteurs, publics et privés, estime Gérôme Billois, expert en cybersécurité chez Wavestone.
Car les organisations avancent souvent moins vite que les salariés eux-mêmes dans l'adoption de ces outils : "Ceux proposés par les organisations, soumises à des contraintes règlementaires et budgétaires, ne sont pas toujours aussi performants que ceux accessibles à l'extérieur pour quelques dizaines d'euros", affirme M. Billois.
"Le temps de les mettre en conformité avec l'entreprise", ils sont "souvent en retard" sur l'IA grand public "qui va à une vitesse de dingue".
Selon le baromètre Work Trend Index de Microsoft et LinkedIn, au bureau, 75% des employés dans le monde utilisaient déjà l'IA au travail en 2024, et 78% utilisaient leurs propres outils.
Camille, architecte de 34 ans, utilise aussi l'IA pour améliorer ses textes, résumer des dossiers ou préparer des analyses. Elle relit, vérifie et affine ensuite le résultat, mais estime que le travail est déjà réalisé "à 80-90%".
"Mes patrons n'avaient pas envie de mettre le nez dedans", alors "j'ai fait comme j'ai pu" avec les outils grand public, raconte-t-elle.
Sous le manteau
"L'absence d'outils ou de consignes favorise ces usages", explique Cécile Dejoux, directrice de l'Observatoire des transformations managériales et RH au Conservatoire national des arts et métiers.
Parfois, l'entreprise "interdit" l'IA, mais les collaborateurs y recourent "pour aller plus vite" et veulent "gérer, optimiser et décider du temps gagné", souligne-t-elle.
Le cadre peut aussi être "en construction", qu'il s'agisse de la charte éthique, des outils ou des cas d'usage. En attendant, les salariés développent des usages parallèles, "sous le manteau" : "le rythme n'est pas le même" entre l'élaboration des règles et les expérimentations.
Une fois les bénéfices éprouvés, "c'est un peu addictif", observe-t-elle. Les outils ensuite fournis par l'employeur peuvent peiner à rivaliser.
Ces usages soulèvent toutefois des questions de sécurité, prévient Gérôme Billois, notamment des risques de fuites de données liés au partage de documents confidentiels.
Sur les données transmises à l'IA, "il faut réfléchir comme si on était dans le monde réel", souligne Schéhérazade Abboub, avocate spécialisée en droit des données.
"On ne donnerait pas toutes les données liées aux secrets des affaires de l'entreprise, à son savoir-faire. On ne donnerait pas ses données personnelles...", ajoute-t-elle.
Camille relativise ce problème: à ses yeux, la confidentialité pose déjà question avec les outils numériques utilisés au quotidien, des "mails à Teams".
Selon elle, les employeurs sous-estiment la place de l'IA dans le travail quotidien et le fait que les salariés sont "surchargés".
Pour Cécile Dejoux, afin d'éviter le recours à l'IA en cachette, les responsables doivent "cartographier" les besoins, proposer des outils adaptés et définir un cadre d'utilisation au sein de l'entreprise.
Au bureau, "personne n'en parle franchement", reconnaît un responsable de communication de 41 ans qui souhaite conserver l'anonymat. "Mais tout le monde le fait ! Qui n'utilise pas ChatGPT ? C'est vain de vouloir l'interdire", estime-t-il.
Avec AFP
